Referenties

  • Bert Vermeer, afdeling documentbeheer van Woonbedrijf Eindhoven
  • Cas Kouwenberg, coördinator mutatie bij Woonplus Schiedam
  • Erik Stam, teamleider planmatig onderhoud bij Woonplus Schiedam

‘Het digitale archief is niet langer meer een toevallige verzameling van documenten, maar een betrouwbare informatiebron.’

Bert_bewerkt

‘Na een samenvoeging besloot onze woningcorporatie tot een vergaande digitalisering. Het fysieke archief van beide corporaties moest hoog nodig worden opgeruimd. Zo’n 8.000 dozen (700 kubieke meter papier!) heeft Tesuji voor ons gesaneerd en geordend. Bovendien werden alle tekeningen van complexen en huurwoningen klaargemaakt voor digitalisering.

Uiteindelijk bleven er na een jaar hard werken zo’n 1.200 geordende dozen over en 35.000 tekeningen in ons digitale systeem. Daarbij werkte Tesuji volgens de maatstaven van de Bewaar- en Vernietigingslijst voor Woningcorporaties. Het eindresultaat is een toegankelijk fysiek archief dat in staat is de juiste informatie te leveren bij interne vragen.

In ons geval lag de nadruk bij de sanering op technische documenten, zoals bestekken, tekeningen en vergunningen. Op onze afdeling was onvoldoende bouwkundige kennis aanwezig om dit gedeelte van het archief op te schonen. Studenten bouwkunde werden door Company Tesuji hiervoor ingezet en hebben Woonbedrijf vanuit hun deskundigheid ondersteund met het vinden van een praktische archiefstructuur.

Dankzij de succesvolle uitvoering van dit project is Documentbeheer een belangrijke speler geworden binnen Woonbedrijf. Onze medewerkers kennen nu ook de afspraken rond overdracht van dossiers en het archiefbeleid die we met Tesuji hebben opgezet. Het (digitale) archief is niet langer een toevallige verzameling van documenten, maar een betrouwbare informatiebron waar medewerkers van Woonbedrijf uit putten en hun bijdrage aan leveren.’

Bert Vermeer

afdeling documentbeheer van Woonbedrijf Eindhoven

‘De samenwerking was prettig: een korte aanlooptijd voor de uitvoering van het project en goed opgeleide werknemers’

Woonplus1_bewerkt

‘Company Tesuji controleerde voor Woonplus Schiedam de inkomensdossiers van alle woningtoewijzingen in 2012 op volledigheid en correctheid.

Bij kandidaten voor een nieuwe woning voert de overheid middels een accountant een zeer strenge inkomenstoets uit, omdat sociale huurwoningen niet aan kandidaten boven een bepaalde inkomensgrens mogen worden verhuurd. De goedkeuring van de accountant is voor ons van groot (financieel) belang.

Woonplus was erg tevreden met de controles door Company Tesuji: de aanlooptijd voor de uitvoering was kort en de werknemers zijn goed opgeleid.’

Cas Kouwenberg

coördinator mutatie bij Woonplus Schiedamhorizonontal_line

‘Dankzij Company Tesuji hebben we weer het overzicht over onze complexen en kunnen we doelgericht aan het planmatig onderhoud werken.’

Woonplus2_bewerkt

‘Company Tesuji ondersteunde Woonplus om een nauwkeurig overzicht te maken van de actuele technische staat van onze eigen complexen.

Met Company Tesuji en onze eigen experts stelden we gedetailleerde vragenlijsten op over de onderhoudsstaat van onze complexen. De medewerkers van  Tesuji gingen voor ons van deur tot deur en kwamen terug met een volledig beeld van de technische onderhoudsstaat.

Met beperkte middelen hebben we nu weer een up-to-date overzicht en kunnen we gefocust ons planmatig onderhoud uitvoeren. Company Tesuji hielp Woonplus zo om onze woningvoorraad aan alle normen te laten voldoen en het woongemak voor onze bewoners te verhogen!’

Erik Stam

teamleider planmatig onderhoud bij Woonplus Schiedam