Mappenstructuur structureert bestanden

De mappenstructuur kent iedereen en voor iedereen is het duidelijk. De mappenstructuur op een pc of netwerk kent beperkingen. Tegenwoordig kan u ook Google Zoeken toepassen op uw netwerk. De grondgedachte van opslaan is direct vinden als je het nodig hebt, delen als het gewenst is en afschermen als dat vereist is. Autorisatie bij een mappenstructuur is meestal centraal belegd. Bij het ontwikkelen van een gemeenschappelijke mappenstructuur is veel overleg nodig. Als iemand zegt: ik heb een map aangemaakt; hoe makkelijk wijkt een collega er vanaf?

De eigen mappenstructuur kent men beter dan de gemeenschappelijke mappenstructuur. De mappenstructuur kent behalve een afgesproken opbergplaats weinig praktische voordelen. De mappenstructuur wordt ook voor projecten gebruikt om te zorgen dat alle documenten op de juiste plaats worden opgeslagen. De mappenstructuur fungeert in deze toepassing als een checklist. Zijn er technische hulpmiddelen die beter voldoen dan een mappenstructuur? Wanneer u een mappenstructuur heeft of een afdeling die worstelt met de vraag hoe documenten makkelijk kunnen worden opgeborgen of gevonden helpt Company Tesuji u graag bij de beantwoording.

mappenstructuur

Google Zoeken

Aangezien alle documenten pdf doorzoekbaar zijn, kunnen we de mappenstructuur verlaten. Wij gooien alle documenten in een grote bak en zoeken op tekst. Een grote bak is toegankelijk of niet toegankelijk. In dat geval kan men alles vinden en lezen. In de mappenstructuur kunnen mappen worden afgeschermd. Een tweede beperking van Google Zoeken ten opzichte van de mappenstructuur is dat zoeken op namen lastig is. Namen kunnen op veel manieren worden geschreven en synoniemen of sterk erop lijkende namen zijn zelden een nuttige toevoeging. In één bak kan men een document nooit verkeerd opbergen. CompanyTesuji helpt u bij het maken van keuzes en het opstellen van een visie omtrent documentmanagement.

SharePoint

SharePoint is een krachtige technologie; de toegang is goed geregeld en het versiebeheer is prima. Het is eenvoudig om metagegevens aan documenten toe te kennen, waardoor documenten nog beter en sneller kunnen worden gevonden. Dat is een duidelijk voordeel boven de mappenstructuur. SharePoint in de basisvorm is snel, eenvoudig en duidelijk. In de kracht van het hulpmiddel schuilt ook de beperking: een SharePoint site is snel gemaakt; voor project X, afdeling A, cluster C en Directie D. Zo ontstaat – als tegenpool van versnipperde archieven – een woud aan SharePoint sites.

Net zoals de mappenstructuur een veelheid aan directories kan omvatten zijn SharePoint en Excel toppers in functionaliteit en bij iedereen bekend. Toch zijn er weinig grotere bedrijven die hun boekhouding op Excel hebben gebaseerd. Excel wordt veel gebruikt in administratieve omgevingen en het blijft kwetsbaar. Wanneer de bedenker vertrekt, zitten de achterblijvers meestal met een uitdaging. CompanyTesuji helpt u bij het maken van keuzes en het opstellen van een visie omtrent documentmanagement.

Documentmanagement systeem

Een documentmanagementsysteem omvat alle documenten in een organisatie. Een documentmanagementsysteem kan de meeste, zo niet alle bestanden aan (net zoals een mappenstructuur). De bestandsgrootte zal eerder beperkend zijn. Het opnemen van een link naar het bestand in een mappenstructuur kan een oplossing bieden. Documentmanagementsystemen zijn vaak op SharePoint technologie gebaseerd en maken gebruik van informatie in het primaire systeem. Gegevens over klanten, factuurnummers, leveranciers en verplichtingen zijn direct voorhanden.

In essentie is de werkvolgorde omgekeerd ten opzichte van de papieren of analoge werkwijze. De plek waar het document opgeslagen wordt is het startpunt van de documentcreatie. Een documentmanagementsysteem is daarmee ook een vergadertool. Een goed ingericht documentmanagementsysteem is goud waard voor uw organisatie. De import vanuit een mappenstructuur is voor een documentmanagementsysteem meestal eenvoudig. Company Tesuji helpt u bij de vraag welk documentmanagementsysteem bij u past, op welke wijze dit ingericht dient te worden en Company Tesuji ondersteunt u bij de implementatie.