Documentmanagement voor veiligheid en winst met eigen uw blue ocean aan informatie?

creatief samenwerken met uw eigen zee van documenten en data

Winst en veiligheid met uw eigen blue ocean aan informatie

Documentmanagement voor waarde  en veiligheid

Informatie staat bij elke organisatie aan de basis van kansen en uw eigen blauwe oceaan aan informatie geeft u oneindig veel kansen.

Informatie dient beschermd te worden voor verkeerd gebruik en vrij te stromen om nieuwe kansen te benutten en doelstellingen te bereiken. Kaders voor gebruik en bescherming van uw informatie en documenten zijn van onschatbare waarde voor uw onderneming.

Naast gebouwen, grond, personeel, grondstoffen, kapitaalgoederen is informatie een van de belangrijkste grondstoffen voor organisaties. Net als met personenverkeer kan men grenzen stellen aan het vrij verkeer van informatie binnen een organisatie.

In de eerste plaats mag informatie niet zomaar weglekken over de grenzen van de informatie. Informatie dient veilig te zijn voor onverlaten van buitenaf. Waneer informatie onbedoeld of onachtzaam weglekt uit uw organisatie, is de veiligheid in het geding. 

De hacker grabbelt en graait en probeert zoveel mogelijk mee te nemen om daarna te analyseren. Hackers kunnen van buiten bedrijfsprocessen proberen te ontregelen door in te grijpen op de bedrijfsvoering. Een buitendijk (firewall) beschermt onze interne zee aan informatie. Bij een ramp kan een organisatie failliet gaan.

Wanneer medewerkers onbedoeld informatie prijsgeven omdat ze niet weten dat het het vertrouwelijk is, kan dat ook vervelende gevolgen hebben. Woningcorporaties en gemeentes letten bij stadsvernieuwing op om de plannen niet te vroeg naar buiten te brengen zodat projectontwikkelaars de buit voor de maatschappij in eigen zak steken. Wanneer iets vertrouwelijk is, zet het er gewoon op. Dan weet men dat men niet mag delen of ter sprake brengen in een cafe, op een verjaarsdagsfeest, in de trein of langs de lijn op het voetbalveld.

Organisaties gaan vertrouwelijk om met de gegevens die zij beheren zodat elke klant alleen zijn eigen gegevens ziet en niet die van een ander en medewerkers alleen hun eigen gegevens zien. De combinatie van persoons- identiteit en financieel gegevens kunnen voor burgers verstrekkende gevolgen hebben, wanneer deze combinatie in handen valt van een crimineel. Alle uitgaande correspondentie BSN vrij maken en er ook niet meer naar een BSN vragen helpt.

Binnen de firewall van uw organisatie en de beschermende gebieden directie en privacy van klant en medewerkers bestaat er een heuse blauwe oceaan aan gegevens en documenten. Voor een goede samenwerking is het vereist dat medewerkers makkelijk toegang hebben tot veel documenten. Nieuwe kansen, nieuwe  markten en nieuwe innovaties  liggen voor het oprapen als medewerkers met ideeën en concrete onderbouwingen aan de slag gaan.

Een versnippering van de kennis door het gebruik van allemaal losse informatiekamers beperkt de creativiteit en de mogelijkheden van verbinding met anderen enorm.

Hoe meer verbindingen hoe creatiever de en vindingrijker de organisatie. Een groepje van 2 heeft een verbinding, een groepje van drie heeft drie verbindingen, van vier zes verbindingen.

Werk daarom aan een grote binnenzee van interne, toegankelijke informatie zodat uw organisatie effectiever wordt. Geen afdelingsschotten en afdelingsgrenzen. Als elke medewerker 10% effectiever wordt en bij samenwerking met een ander 20% bent u een rijke organisatie gezegend met talent en onuitputtelijke kansen.

Let u daarom bij documentmanagement systemen naast veiligheid en kosten vooral ook op de kansen van uw blue ocean informatie organisatie.

Hoe gaat u in 2017 en verder uw blue ocean  van informatie laten stromen?