Loading...

Documenten scannen maakt kennis toegankelijk

Documenten scannen is eenvoudig. Met een multifunctionele of een bureauscanner kan u heel veel documenten al digitaal maken. Naast documenten kunt u ook tekeningen, identiteitsbewijzen en machtigingskaartjes scannen. Er komt echter meer bij kijken. Bij documenten scannen zijn, naast de techniek van scannen, twee zaken van belang: hoe wordt het juiste document gevonden en hoe wordt het gescande document in het archief vernietigd. U mag papieren documenten vervangen door een digitaal exemplaar als u voldoet aan de daarvoor geldende richtlijnen. Een documentmanagementsysteem is de sleutel tot de schat aan kennis en daar stelt u ook eisen aan. Het documentmanagementsysteem is altijd beschikbaar en er is altijd ruimte voor nieuwe documenten. Oude archieven scannen duidt men aan met backscan. Waarschijnlijk dient u deze archieven eerst op te ruimen.

Backscannen van documenten

Het backscannen van documenten is de naam voor het scannen van documenten die al in het archief staan. Personeelsdossiers scannen is een voorbeeld van backscannen. Veel scanwerk is een feitelijk backscan: registraties van voertuigen bij de RDW of polissen bij een verzekeringsmaatschappij, aktes bij een notaris, zaken bij een advocatenkantoor of medische dossiers in een ziekenhuis.

Wat geweest is geweest, waarom gaan we documenten scannen uit het verleden? Het meest voor de hand liggende antwoord is dat deze documenten kennis bevatten die nuttig zijn voor de organisatie die ze bezit of voor de persoon waarover het gaat. Het scannen van documenten die zich bevinden in dossiers kunnen van belang zijn voor bijvoorbeeld huurders in een huizenblok. Zo kunnen ze bijvoorbeeld lezen of er problemen zijn geweest met wateroverlast of riolering.

Door het scannen van documenten te plaatsen in het perspectief van de klant (transparantie, inzicht) of de organisatie (ruimte, kennis, onderzoek en kosten) kan een organisatie de stap naar digitale dienstverlening zetten. Soms hoeft u zelfs niets te scannen en kunt u het archief gewoon jaar na jaar steeds een beetje afbouwen. Wij helpen u bij de advisering over welke documenten u kunt scannen en waarom. Daarnaast helpen wij u ook bij het (back)scannen van documenten met projectleiding, advies, apparatuur, personeel en tijdelijke opslag en zelfs het milieuvriendelijk vernietigen van documenten die u niet meer nodig heeft.

Scannen van correspondentie en lopende zaken

Documenten die u in de vorm van correspondentie ontvangt kunt u na het scannen bewerken met software. Door de scanapplicatie te koppelen aan een primair systeem kunt u de behandeling van correspondentie bespoedigen. Tijdens het documenten scannen houdt de applicatie bij wie of wat bij het document hoort of waarop het document betrekking heeft. Een van de grote voordelen van deze oplossing is dat de kwaliteit van dienstverlening met het scannen van documenten enorm toeneemt. Elke dag bespaart het scannen van documenten kostbare tijd en mankracht. De transparantie van uw organisatie neemt toe en uw klanten kunnen de afhandeling van hun vraag direct volgen. Door op deze manier documenten te scannen neemt u zelfs uw callcenter werk uit handen. Wij helpen u met het inrichten van intelligente scanoplossingen en de implementatie daarvan in de praktijk met projectleiding en verandermanagement.

Scannen van historische documenten

Historische documenten scannen is een vak apart. Wanneer u historische waarde van een document vermoedt, kunt u altijd een archivaris van een streekmuseum raadplegen. Bij het scannen van historische documenten is extra zorgvuldigheid gewenst. Vermijd plakband, nietjes, paperclips en beschrijvingen en bewaar documenten in aparte enveloppen. Wij helpen met advisering hoe u in een proces historische documenten kunt herkennen, apart leggen en overdragen met advies en projectleiding en toezicht op uw archief.