Document management omvat uw hele organisatie

Document management organiseert (het beleid rondom) de opslag, beheer en delen van documenten. Document management begint vaak met een afdeling die het meest de pijn van het werken met documenten ervaart. Document management is van toepassing op de hele organisatie. Company Tesuji helpt u met het opstellen en uitvoeren van beleid en de praktische uitvoering daarvan. Company Tesuji verbetert stapsgewijs uw organisatie zodat  veranderingen zo soepel mogelijk geabsorbeerd worden. Bij het digitaliseren van archieven en dossiers werken wij nauw samen met de afdeling document management of documentaire informatievoorziening (DIV). Bij het vormgeven van document management ondersteunt Company Tesuji u met consultancy, organisatieadvies en (interim) management.

document management

Documentmanagementsysteem

Een documentmanagementsysteem bevat al uw documenten en kan ook de afhandeling van werkstromen ondersteunen. Een documentmanagementsysteem bevat dossiers (zaken) en kan dossiers voor u samenstellen. Het documentmanagementsysteem verleent toegang aan diegene die het document mag inzien, beschermt u tegen ongewenste pottenkijkers en stelt u in staat met externe partijen samen een project uit te voeren. Een van de praktische voordelen is bovendien dat u alle informatie in projecten direct kan gebruiken in de beheerorganisatie. De overgang van project naar beheer wordt als heel natuurlijk ervaren. De ontwikkelings- en beheer teams bij Agile werken gebruiken dezelfde filosofie. Met zorgvuldige selectie en inrichting van een documentmanagementsysteem staan wij u terzijde. Met advies, management en projectleiding stelt Company Tesuji u in staat te profiteren van de ongekende kracht van documentmanagementsystemen.

Informatiemanagement en document management vullen elkaar aan

Informatiemanagement omvat het geheel van informatiebeheersing, door hard- en software en systemen en mobiele toepassingen in uw organisatie. Document management richt zich op het opslaan, delen en beheren van documenten. Document management en informatiemanagement vullen elkaar aan. Binnenkomende facturen (document management) worden bijvoorbeeld gekoppeld aan uitstaande verplichtingen (informatiemanagement). Informatiemanagement levert de trefwoorden op metagegevens die nodig zijn bij het digitaliseren van documenten. Voorbeelden van deze metagegevens zijn: klanten, leveranciers, relaties, projecten, opdrachten en verplichtingen. Bij informatiemanagement werken wij samen met partners en specialisten uit het werkveld. Company Tesuji werkt in haar projecten intensief samen met de afdeling informatiemanagement bij het uitwisselen van bestanden en het eventueel koppelen van computers en scanners.

Digitale informatievoorziening

Digitale informatievoorziening maakt direct contact met de klant en leverancier mogelijk. Uw klant helpt u met het registreren van zijn gegevens. Uw leverancier helpt u met digitale facturen. Digitale informatievoorziening helpt uw medewerkers met het snel afhandelen van klantvragen. Met digitale informatievoorziening kunnen klanten hun gegevens inzien, veranderen en reageren wanneer er iets niet klopt. Digitale informatievoorziening stelt u in staat uw organisatie aan te passen. De processen van digitale informatievoorziening lopen door meerdere afdelingen. Omdat systemen digitaal zijn gekoppeld ontstaat er een complex rangeerterrein van berichtenverkeer met aftakkingen en koppelingen. Alle betrokken afdelingen werken samen om het beheer van de complexe infrastructuur vorm te geven. Het onderhoud van gekoppelde systemen wordt zorgvuldig afgestemd en soms zijn lastige keuzes noodzakelijk. Wat de ene procesketen juist vooruithelpt kan een grote verstoring in een andere procesketen tot gevolg hebben. Een digitaal loket zoals Mijn Organisatie is het begin van uitdagende ontwikkelingen en nieuwe samenwerkingsvormen. Company Tesuji richt met u digitale informatievoorziening in en helpt u met projectleiding, management en consultancy.

Document management spil bij digitalisering

Document management vormt een belangrijke spil bij digitalisering. Bij digitalisering van uw organisatie dienen alle documenten gebundeld te kunnen worden in zaken of dossiers en dienen klanten en leveranciers direct inzicht en overzicht te hebben over hun dossier. Aan de basis daarvan staat document management. Het verwerken, opslaan en digitaliseren van binnenkomende berichten en het archiveren van uitgaande correspondentie is makkelijker gezegd dan gedaan. Document management wordt niet als sexy betiteld en investeringen gaan makkelijker naar een krantenportaal dan naar een heel goed werkend doordacht documentmanagement systeem. Company Tesuji helpt u bij het opzetten, ontwikkelen en implementeren van document management met advies en projectleiding