Loading...

Digitaliseren Personeelsdossiers

Het digitaliseren personeelsdossiers is een uiterst nauwkeurig proces. Company Tesuji heeft meerdere keren personeelsdossiers gescand en met trots zeggen wij dat wij geen fouten maken. Wij werken in een afgezonderde omgeving waarbij wij alle dossiers nalopen op structuur en inhoud. Bij het voorbereiden van de opdracht voor digitaliseren personeelsdossiers lopen wij met u alle punten door die van belang zijn voor een perfect resultaat. Digitaliseren personeelsdossiers gaat over úw organisatie, úw medewerkers en hùn persoonlijke en vertrouwelijke informatie. Dossiers staan jarenlang in uw digitale HRM-omgeving . Dat verdient perfectie: een beetje goed bestaat niet. Company Tesuji neemt u alle zorgen uit handen en voert het hele proces van digitaliseren personeelsdossiers uit voor u, met u en bij u.

Personeels-informatie-systeem (PIS) bevat gescande en digitaal beschikbare bestanden.

Het personeelsinformatiesysteem bevat regelingen (CAO, sociaal reglement), verlofdagen
(wettelijk, bovenwettelijk, buitengewoon), het arbeidscontract, beoordelings- en functioneringsgesprekken, aanstellingsbrief, correspondentie voor, tijdens en na afloop van het dienstverband, pensioen- en andere regelingen, lease-auto, asbestgevoelige werkzaamheden en identiteitsbewijs. Al deze zaken vindt u terug in het dossier. Het proces van digitaliseren personeelsdossiers geschiedt in overeenstemming met de structuur in het PIS. Vanzelfsprekend heeft u al documenten in e-mail en op netwerkschijven. Deze nemen wij dan mee. Company Tesuji begeleidt u tijdens de keuze voor een personeels-informatiesysteem en implementeert met u uw personeelsinformatiesysteem met advies en projectleiding.

Digitaliseren personeelsdossiers betekent kwaliteit en maatwerk

Company Tesuji kevert maatwerk in het scannen van dossiers en zorgt dat uw organisatie maximaal rendement uit het personeelsinformatiesysteem met de gescande personeelsdossiers haalt. De opdracht voor digitaliseren personeelsdossiers voeren wij graag ter plaatse bij u uit. Eventuele afwijkingen zijn snel bespreekbaar en oplosbaar.
Hoewel de structuur van personeelsdossiers hetzelfde is zijn niet alle tabs bij elk dossier gevuld
en kunnen documenten verwisseld raken tussen tabs en tussen dossiers. Bij het digitaliseren personeelsdossiers controleren wij alle dossiers op inhoud en documenten die er op basis van wetgeving niet meer in mogen zitten en signaleren als documenten ontbreken. Company Tesuji scant in overlegt met u personeelsdossiers en zorgen dat deze compleet zijn voor zover dit mogelijk is. Company Tesuji levert maatwerk en neemt u alle zorgen uit handen tijdens het proces van digitaliseren personeelsdossiers met perfecte uitvoering, consultancy en projectleiding.

Digitaliseren

Het digitaliseren naar een andere omgeving

Digitaliseren personeelsdossiers betekent niet automatisch dat alle dossiers in een personeelsinformatiesysteem terecht komen. Dat kan ook naar andere omgevingen dan een personeels-informatiesysteem zoals beveiligde netwerkomgevingen of een document managementsysteem. Vanzelfsprekend digitaliseren wij personeelsdossiers uit het oogpunt van veiligheid en kwaliteit eerder naar een document managementsysteem dan naar een netwerkschijf.
Document managementsystemen hebben een goede autorisatie structuur. Zo kan worden gewaarborgd dat alle documenten vertrouwelijk zijn en blijven. Een netwerkschijf kan wel worden gebruikt om de dossiers klaar te zetten voor een grootschalige import naar een HRM-omgeving. Company Tesuji levert u onder alle omstandigheden de beste kwaliteit ook bij het digitaliseren naar een document managementsysteem of netwerkschijven met uitstekende uitvoering, advies en projectleiding.

Dossiers in overeenstemming met huidige wetgeving

Wanneer u een aantal jaren geleden personeelsdossiers van medewerkers heeft gedigitaliseerd  voldoen deze dossiers mogelijk niet meer aan de huidige wetgeving. De wet bescherming persoonsgegevens stelt stringente eisen aan wat wel en niet mag. Wij helpen u met het vaststellen wat wel en niet kan. En daarnaast zorgen dat de inhoud van uw personeelsdossiers de toets der kritiek kan doorstaan.