Loading...

Digitaal archief maakt werken leuk en effectief

Een digitaal archief omvat alle documenten van waarde in uw organisatie, van directiebesluit tot contracten met klanten en correspondentie daarover. Het bestaat ook uit een zakenmagazijn waarin alle zaken of dossiers zijn opgeslagen. Tot een digitaal archief behoren ook alle mailboxen, netwerkschijven en SharePoint sites, afdelings- en projectsites en alle applicaties die documenten bevatten. Een digitaal archief hoort bij digitaliseren.
In veel organisaties is een digitaal archief versnipperd en is het vinden van een document net zo lastig als in een analoog of papieren archief. Uit hoeveel delen bestaat uw digitaal archief? Is het aantal delen groter dan het aantal personeelsleden?
Een van de problemen die organisatie ontmoeten at alle archieven historisch gegroeid zijn. Alle archieven zijn verschillend omdat mensen verschillend zijn en alle processen anders. Hoewel veel organisaties hetzelfde werken of doen blijven de medewerkers overtuigd dat zij anders en uniek.
De burger, klant of bedrijf die uw organisatie van de buitenkant bekijkt ziet die verschillen niet. Zijn ervaringen bij van Amazon tot Zalando, van ABN-AMRO tot Ziggo neemt hij mee, wat voor organisatie u ook bent. Reageert u snel? Oogt u modern, fris en bij de tijd? Of kan uw dienstverlening scherper? Voor alle soorten van dienstverlening heeft u behoefte aan één digitaal archief.

Bij het maken van een digitaal archief geldt: eerst organiseren en dan pas automatiseren.

Hoe maakt u één digitaal archief?

Een digitaal archief is niet zomaar één digitaal archief. Het is de kennisbank van uw bedrijf en de start van uw dagelijkse werkzaamheden. Door het werken vanuit een digitaal archief kunt u documenten veel sneller terugvinden, makkelijker met uw collega’s delen en werkt u klantgerichter. De belangrijkste stap is uitvinden wat u nodig heeft en hoe uw organisatie precies werkt.

De basisregel is “eerst organiseren en dan pas automatiseren”.

Om uit te vinden wat u nodig heeft, kunt u te rade gaan bij uw collega’s in uw branche en vanzelfsprekend kunt u beurzen bezoeken en leveranciers en adviseurs uitnodigen. Luisteren, rondkijken en nadenken zijn belangrijke eigenschappen. Een digitaal archief is zeker niet zomaar gebouwd en het inrichten en vullen is een geen eenvoudige opgave. Het helpt als u informatie-architecten inschakelt of zelf opleidt. Informatie-architecten helpen u met het opstellen van standaarden, een referentiearchitectuur en het bewaken van de afgesproken regels en uitgangspunten.
Het digitaal archief is tenslotte een oplossing voor problemen die u, uw organisatie en uw medewerkers ervaren en belangrijker nog de schakel naar tevreden klanten. Klanten die opzoek zijn naar duidelijke, eenvoudige en snelle dienstverlening.
Wij helpen u met het inventariseren wat het digitaal archief zou moeten bevatten, de relatie te leggen tussen documenten en processen en keuzes te maken op weg naar één digitaal archief met advies, projectleiding en verandermanagement.

Een veranderagenda op weg naar één digitaal archief

Alleen startups beginnen vanuit een ‘groene weide’-gedachte. In de meeste organisaties bestaat het digitaal archief uit veel delen en wordt zorgvuldig in stand gehouden met vastgeroeste gewoonten en tradities. Het begon ooit klein met een applicatie en met elke vooruitgang en vernieuwing kwam er een deel bij. Schillen om applicaties verzachten het leed en datawarehouses verzorgen de dataverzameling voor het management.
De verandering begint met het opstellen van een visie (we werken vanuit een applicatie) en een zorgvuldig opgezette veranderkalender. U begint met een vast punt waarmee u de eerste 80 procent afdekt. Het digitaal archief geeft ook richting aan het scannen van documenten, omdat de metagegevens ook daar deel van uitmaken. Het voordeel van het beginnen aan een grote stroom is dat de dienstverlening naar buiten snel en goed op gang komt. U plukt de voordelen van de nieuwe dienstverlening en kan die besparingen opnieuw investeren. Op dit punt merkt u echt de voordelen van informatie-architecten die met een logische inrichting de overstap naar andere stromen binnen uw bedrijf mogelijk maken.
Wij helpen met het bepalen van een goed startpunt en een routeplan op weg naar een digitaal archief met advies en projectleiding.

Veranderen op basis van resultaat

Bij het scheppen van een digitaal archief werkt u aan resultaten voor medewerkers. U bestrijdt handmatig werk. Ook binnen een hoofdstroom zijn vaak kleinere stroompjes te herkennen. Neem er een en stap dat over naar een andere. Dit is precies het punt waar medewerkers verschil voelen tussen veranderen en veranderd worden. Door hen breed te betrekken in de implementatie voelen en krijgen ze de regie over de invoering. Daarmee ontstaat de broodnodige communicatie over hulp bij invoering, controle op de werkzaamheden en de noodzaak en vorm van opleiding. Wat de een goed kan wil de volgende medewerker ook leren. Het liefst van een collega.
U voorkomt dat medewerkers ondersneeuwen door werk of papier. U geeft uw medewerkers inzicht, controle en overzicht. Bij het veranderen pakt u oude gewoonten af en geeft er nieuwe gewoonten voor in de plaats.Spreadsheets overtuigen slechts in beperkte mate. Als uw medewerkers de voordelen zelf gaan ervaren en incasseren komt uw digitaal archief zienderogen dichterbij. Dat vergt persoonlijke aandacht en commitment van het management.
Wij helpen u uw voordelen binnen te halen met projectleiding en verandermanagement.