Company Tesuji http://www.companytesuji.com Digitaliseren en digitaal werken Fri, 02 Dec 2016 13:48:20 +0000 nl hourly 1 https://wordpress.org/?v=4.6.1 HHNK op eerste plaats bij Waterschappen in onderzoek digitale volwassenheid http://www.companytesuji.com/hhnk-op-eerste-plaats-waterschappen-onderzoek-digitale-volwassenheid/ http://www.companytesuji.com/hhnk-op-eerste-plaats-waterschappen-onderzoek-digitale-volwassenheid/#respond Fri, 02 Dec 2016 13:48:20 +0000 http://www.companytesuji.com/?p=1749   HHNK ontwikkelt in een snel tempo digitale dienstverlening. Binnen de afdeling belasting waar ik werk bekijken we alle processen door de ogen van de klant. Hoe kunnen wij onze klanten beter van dienst zijn?  De dienstverlening wordt persoonlijker en alle bekende informatie wordt gebruikt. Dat groei mogelijk is blijkt uit de grafiek van

Het bericht HHNK op eerste plaats bij Waterschappen in onderzoek digitale volwassenheid verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>

 

HHNK ontwikkelt in een snel tempo digitale dienstverlening. Binnen de afdeling belasting waar ik werk bekijken we alle processen door de ogen van de klant. Hoe kunnen wij onze klanten beter van dienst zijn?  De dienstverlening wordt persoonlijker en alle bekende informatie wordt gebruikt. Dat groei mogelijk is blijkt uit de grafiek van de digitale volwassenheid van overheden. HHNK staat in 2016 op 1 bij de waterschappen in de

Meting aanbod digitale dienstverlening 2016. Daarmee behouden we de koppositie van 2015.

groei-digitale-volwassenheid

Belangrijker dan de plaats is de blijvende verhoging van de kwaliteit van dienstverlening. Het afgelopen jaar hebben we ook in de bestaande dienstverlening verbeteringen doorgevoerd. Het beheer en onderhoud van digitale dienstverlening neemt naast de voortdurende ontwikkeling van nieuwe dienstverlening een steeds belangrijkere plaats in.

Het tempo van de ontwikkelingen neemt tegelijk met het aantal ontwikkelingen toe. Medewerkers profiteren daar op twee manieren van. In de eerste plaats leidt digitaliseren tot minder werk in de uitvoering. Daarmee wordt waardevolle kennis en ervaring om nieuwe ontwikkelingen tot een succes te brengen. Dit kan zowel nieuwe dienstverlening zijn als verbetering van bestaande processen.

De groei van medewerkers maakt digitale volwassenheid mogelijk. Digitale volwassenheid is geen trucje, het komt van binnen uit. Digitale volwassenheid betekent dat bestaande processen tegen het licht worden gehouden, oude gewoontes verdwijnen en de communicatie en afstemming langs alle digitale ketens worden gezocht.

Het aan elkaar knopen van systemen verhoogt de kwaliteit van systemen en daarmee groeit ook de kwaliteit van het beheer. Naast het eigen systeem is een goed overzicht van de systemen verderop de keten van belang. Wanneer een schakel niet werkt, werkt de hele keten niet. Wanneer een systeem in onderhoud wordt genomen, ligt de gehele keten in onderhoud.

De eerste plaats is een prachtig resultaat en allerminst een reden om achterover te leunen. Om het tempo te versnellen gaan wij binnen belastingen de projectportfolio op een andere manier tot ontwikkeling brengen.

 

 

 

Het bericht HHNK op eerste plaats bij Waterschappen in onderzoek digitale volwassenheid verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
http://www.companytesuji.com/hhnk-op-eerste-plaats-waterschappen-onderzoek-digitale-volwassenheid/feed/ 0
Stormachtige stijging digitale dienstverlening bij HHNK ten opzichte van 2015 http://www.companytesuji.com/stormachtige-stijging-digitale-dienstverlening-bij-hhnk-ten-opzichte-van-2015/ Thu, 19 May 2016 18:03:03 +0000 http://www.companytesuji.com/?p=1262 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier werkt aan vernieuwing van de digitale dienstverlening. Stapsgewijs wordt eerst de dienstverlening ten aanzien van Belastingen aangepakt; daarna staat de dienstverlening met betrekking tot schouw en vergunningen op de rol. De digitale dienstverlening bij Belastingen geschiedt in drie etappes. Het betreft in alle gevallen basisdienstverlening voor burgers en bedrijven:  automatische incasso aanvragen,

Het bericht Stormachtige stijging digitale dienstverlening bij HHNK ten opzichte van 2015 verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier werkt aan vernieuwing van de digitale dienstverlening. Stapsgewijs wordt eerst de dienstverlening ten aanzien van Belastingen aangepakt; daarna staat de dienstverlening met betrekking tot schouw en vergunningen op de rol.thumb_IMG_6314_1024

De digitale dienstverlening bij Belastingen geschiedt in drie etappes. Het betreft in alle gevallen basisdienstverlening voor burgers en bedrijven:  automatische incasso aanvragen, aanslagen inzien, bezwaar maken, iDeal betalen, gegevens beheren en voor burgers kwijtschelding onder voorwaarden aanvragen. En ook daarna gaat HHNK door.

Inmiddels is de eerste fase van de digitale dienstverlening opgeleverd en hoe succesvol was dat?

thumb_IMG_6314_1024

Op 23 februari lanceerden wij het nieuwe webloket (Mijn HHNK).

Voordat we die vraag beantwoorden, leg ik eerst uit hoe het systeem werkt. Het digitaal loket zit achter DigiD voor burgers en E-herkenning voor bedrijven. Het digitaal loket is verbonden met een integratielaag (enterprise service bus). Deze integratielaag haalt de gegevens van de burger op uit het primaire systeem zoals contactgegevens, aanslagdetails en automatische incassogegevens.

Alle communicatie wordt conform archiefwet opgeslagen en voldoen aan alle normen omtrent afhandeling van het elektronische berichtenverkeer. Technisch voldoet HHNK aan de hoogste normen, inclusief de beveiliging.

Vinden de burgers ook de weg naar het digitale loket?

Het loket bevindt zich achter de website en wij zien een explosie van de vraag. Wat vorig jaar een piek dag was is nu standaard verkeer. HHNK is blij met de resultaten tot nu toe:

  • Het bezoek neemt toe: meer dan 130.000 unieke bezoekers hebben de website bezocht. Dat is 65% meer dan in dezelfde periode vorig jaar.
  • Het webloket wordt zeer actief bezocht: sinds de lancering drie maanden geleden 30.000 bezoekers;
  • Het webloket wordt actief gebruikt: meer dan 6.000 aanvragen voor automatische incasso’s zijn direct verwerkt, waardoor het back-office wordt ontlast.

Hoe ontwikkelt HHNK steeds betere dienstverlening?

Voor ons gevoel zitten wij bij de ontwikkeling van onze dienstverlening aan de keukentafel van de burger met eenvoudige en duidelijke communicatie. We proberen zeer nadrukkelijk aan te sluiten bij het gevoel bij de burgers. Het is zeker niet makkelijk om altijd vanuit de burger te redeneren. Door onderzoek krijgen wij steeds meer inzicht hoe wij kunnen verbeteren. Met usability testen laten we burgers kijken naar het aanslag biljet, website en loket. Zo leren we wat wij kunnen verbeteren, verduidelijken en soms ook gewoon kunnen weglaten. Samen ontwikkelen we perfecte digitale dienstverlening.

De populariteit en het gebruik van de digitale loket helpen om het beste in ons boven te halen: optimale digitale dienstverlening voor ‘onze’ burgers en (straks ook) bedrijven met hun eigen vragen en persoonlijke omstandigheden.

Het bericht Stormachtige stijging digitale dienstverlening bij HHNK ten opzichte van 2015 verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
Eendrachtige samenwerking waterschapsbelasting HHNK http://www.companytesuji.com/eendrachtige-samenwerking-bij-hhnk-bij-film-over-waterschapsbelasting-2016/ Fri, 04 Mar 2016 06:30:15 +0000 http://www.companytesuji.com/?p=1256 https://youtu.be/6Yyjym4nOHs Samenwerken bevordert een open en transparante cultuur. Bij digitalisering is een van de resultaten dat zaken verdwijnen (stapels papier). Hoe kan je dan werken aan iets wat blijft? Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier omvat het gebied van Noord Holland boven het IJ en het Noordzeekanaal. Het bestuur en directie willen ambitieuze verbeteringen in de

Het bericht Eendrachtige samenwerking waterschapsbelasting HHNK verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>

Samenwerken bevordert een open en transparante cultuur.

Bij digitalisering is een van de resultaten dat zaken verdwijnen (stapels papier). Hoe kan je dan werken aan iets wat blijft?

Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier omvat het gebied van Noord Holland boven het IJ en het Noordzeekanaal. Het bestuur en directie willen ambitieuze verbeteringen in de dienstverlening doorvoeren. Een van de maatregelen die per 1 januari 2016 is ingevoerd is de gecombineerde aanslag waterschapsbelasting. Voor het hoe en waarom van waterschapsbelasting verwijs ik u naar www.hhnk.nl.

Onbekend maakt onbemind. Met elke dag droge voeten hebt en met schoon oppervlaktewater in sloten, vaarten en boezems zijn er weinig contact momenten.  Contactmomenten ontstaan alleen bij vergunningen (ik wil een steiger bouwen), schouw (is uw sloot schoon?) en de aanslag (de omslag voor de kosten van waterkeringen, wegenonderhoud en zuivering).

Hoe leg je bij weinig contactmomenten aan de betrokkenen uit dat deze één aanslag krijgt in plaats van twee: dat deze ene aanslag komt ten tijde wanneer normaal de tweede komt en het bedrag de som is van beide? Nou, zoals de voorgaande zin dus, zult u zeggen.

We sturen met de aanslag een jaar van te voren een brief met de aankondiging en wat kunnen we nog meer doen, zonder er een circus van te maken?

De afdelingen Belastingen en de Communicatie hebben met uiterst beperkte middelen de handen in een geslagen en met een Factor C-sessie de inzet van middelen bepaald. Een van de middelen was het maken van de film over de gecombineerde aanslag met als onderliggende thema’s duidelijk en eenvoudig voor de burger.

Het maken van de film over de gecombineerde aanslag Waterschapsbelasting ondersteunt de digitale diensverleningsgedachte: eenvoudig en duidelijke uitleg aan burgers en bedrijven verbetert de kwaliteit van de dienstverlening. Hoe hoger de kwaliteit, hoe lager de kosten!

HHNK heeft ervoor gekozen om het script intern te maken. Uiteindelijk hebben ruim 30 medewerkers direct of indirect bijgedragen aan het tot stand komen van de film. Naast de samenwerking en de verbetering van de dienstverlening heeft het inwinnen van  commentaar goede ideeën opgeleverd voor de toekomst.

Het bericht Eendrachtige samenwerking waterschapsbelasting HHNK verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
De ESB en de orchidee http://www.companytesuji.com/de-esb-en-de-orchidee/ Mon, 22 Feb 2016 20:15:49 +0000 http://www.companytesuji.com/?p=1248 In vervolg op het drie sporen beleid, deze keer een stukje over de ESB, Enterprise Service Bus, of de integratie laag. De ESB is een integratie laag een manier om applicaties te koppelen. Het laten groeten en bloeien van een ESB vergt energie, inzet en geduld. Net zoals een orchidee. Digitaliseren is eveneens een geduld

Het bericht De ESB en de orchidee verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
In vervolg op het drie sporen beleid, deze keer een stukje over de ESB, Enterprise Service Bus, of de integratie laag.

De ESB is een integratie laag een manier om applicaties te koppelen. Het laten groeten en bloeien van een ESB vergt energie, inzet en geduld. Net zoals een orchidee. Digitaliseren is eveneens een geduld werkje. Het mooie van een orchidee is bovendien dat een orchidee bij goede zorg lang kan bloeien.

orchideeEen organisatie kent bijvoorbeeld een back-office een grote database waarin alle gegeve
ns over de doelgroep zijn vastgelegd (de bladeren en wortels van de orchidee).

Deze database haalt haar gegevens uit toegeleverde bestanden uit basisregistraties van bedrijven en mensen. Het back-office is zo niet sexy, daar hebben weinig mensen ook voor. Het is echter wel de drijvende kracht van de organisatie

Uiteindelijk ziet de klant, burger zijn of haar gegevens in een klankportaal (zoals mijnOverheid, MijnOrganisatie). Dat is net zo vrolijk als het beeld van de bloemen van de orchidee. Ze springen in het oog en men vind er wat van. Het front office bloeit en spreekt tot de verbeelding.

De Enterprise Service Bus verbindt het back-office systeem met de het front office. Het is als de stengel die de bloemen verbind met de wortels. Deze integratie laag laat de back-office medewerkers ineens praten met de klanten.

Hoe opwindend is dat? Wat betekent het voor uw organisatie als uw organisatie ineens veel efficiënter werkt en berichten sneller dan ooit verwerkt worden? En wat betekent het voor uw medewerkers als zij ineens de wensen en verwachtingen van de klant kunnen vormgeven in adequate digitale dienstverlening?

Het concept van de ESB geeft kleur aan uw organisatie en is een belangrijk instrument bij digitaliseren. Ik word er behoorlijk vrolijk van. We hebben recent een digitaal loket opgeleverd dat futloos werkt vanaf de allereerste minuut.

ESB laat uw organisatie digitaal bloeien!

Het bericht De ESB en de orchidee verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
Driesporen beleid bij digitaal werken http://www.companytesuji.com/driesporen-beleid-bij-digitaal-werken/ Tue, 16 Feb 2016 09:26:31 +0000 http://www.companytesuji.com/?p=1241 Waarom lukt het organisaties soms niet om digitaal werken in te voeren? Vanzelfsprekend ligt er inmiddels oud zeer op de plank. Computers hebben inmiddels in de jaren 80 hun intrede gedaan en organisaties hebben digitaliseringsgolven van vroeger geparkeerd op netwerkschijven. Wat hebben wij geleerd: enthousiasme in het begin stadium verdient een integrale aanpak over drie

Het bericht Driesporen beleid bij digitaal werken verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
Waarom lukt het organisaties soms niet om digitaal werken in te voeren? Vanzelfsprekend ligt er inmiddels oud zeer op de plank. Computers hebben inmiddels in de jaren 80 hun intrede gedaan en organisaties hebben digitaliseringsgolven van vroeger geparkeerd op netwerkschijven. Wat hebben wij geleerd: enthousiasme in het begin stadium verdient een integrale aanpak over drie sporen. IMG_6142

Digitaal werken heeft iets met computers te maken en dus is het iets van de afdeling informatisering en automatisering. Een technisch projectleider komt en Prince’t het hele proces. Gehuld in een blauwe mantel worden de vraagtekens van de medewerkers zorgvuldig gevat in door hem uitgedachte modellen. Het papier is geduldig en de praktijk weerbarstig.

De medewerkers hebben ideeën over een betere toekomst. Wij kunnen toch wel wat beters doen dan handmatig overzichten te importeren, splitsen en weer te vertalen in brieven door middel van briefsjablonen. Nu het probleem benoemd is rest alleen het monnikenwerk van minutieus detailleren in een onbekende taal. De uitdagingen van alledag verleggen geleidelijk aan de aandacht.

Openheid en transparantie en een ondernemende cultuur klinkt als Haarlemmerolie in de directiekamer. Om direct te leren worden de noodzakelijke hulpmiddelen omarmd en de resultaten zijn hartverwarmend. Stukken zijn altijd op tijd en beslissingen worden snel en makkelijk teruggevonden. De dialoog met de werkvloer verstomt in de hei-sessie met de tussenliggende management lagen.

Wat betekent digitalisering in een grote organisatie? Digitalisering is een groot samenhangend netwerk dat grote overeenkomsten heeft met een verkeersnetwerk. De ontwikkeling daarvan vergt een drie sporen beleid waarbij ICT, Business en directie eendrachtig samenwerken.

Het bericht Driesporen beleid bij digitaal werken verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
Loopt u achter de feiten aan? http://www.companytesuji.com/loopt-u-achter-de-feiten-aan/ Wed, 08 Jul 2015 19:40:55 +0000 http://www.companytesuji.com/?p=1237 Achter de feiten aanlopen, hoe werkt dat in een organisatie? Wie loopt achter welke feiten aan? Wanneer de DIV afdeling niet in staat is om de informatie van de projectleiders nieuwbouw en renovatie netjes aan het collectief geheugen van de organisatie toe te voegen, verschilt dat hemelsbreed van de directeur die niet in staat is

Het bericht Loopt u achter de feiten aan? verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
Achter de feiten aanlopen, hoe werkt dat in een organisatie? Wie loopt achter welke feiten aan?

Wanneer de DIV afdeling niet in staat is om de informatie van de projectleiders nieuwbouw en renovatie netjes aan het collectief geheugen van de organisatie toe te voegen, verschilt dat hemelsbreed van de directeur die niet in staat is de vragen van de bestuurder in het gewenste tempo te beantwoorden.

Het onderscheid tussen effectiviteit (het informatie-niveau van de organisatie ten opzichte van bestuurlijke vraagstukken) en efficiency  (kleine achterstand in informatie verwerking) werkt ook door in de oplossing. Efficiency uitdagingen kunnen  worden te lijf gegaan met meer handen en een enkel hoofd; uitdagingen met betrekking tot effectiviteit worden opgelost met veel hoofden en enkele handen.

Feiten.001

Voor het veranderen van de effectiviteit is het meenemen van de organisatie vereist, waarbij gelet wordt op de duivelse details (http://bit.ly/1BpbJOq). Voor het verbeteren van de efficiency zetten we het proces centraal en eigenlijk twee processen: het proces van projectontwikkeling en de overdracht naar beheer. Wanneer het proces van projectontwikkeling beter wordt beheerst kan de impact van de overdracht worden geminimaliseerd. Aan het verbeteren van processen gaat support van management  vooraf. (http://bit.ly/1GOf3Pa).

We hebben nu de organisatie meegenomen met de organisatie en de organisatie werkt procesgericht. De vraag is of we nog steeds ahter de feiten aanlopen en kunnen we alle vragen van bestuurders direct beantwoorden? Het antwoord op deze vraag ligt besloten in de toekenning van meta gegevens en de koppeling van documenten aan de relevante relaties. Vanzelfsprekend kunnen we documenten meervoudig koppelen.

Complexen en gebouwen kunnen vragen herbergen, zoals de kwaliteit van het beton van vloeren en funderingen en dat kan zelfs afhankelijk zijn van de aannemer die het gebouw bouwde en als twee aannemers naast elkaar in hetzelfde complex onder dezelfde architect aan verschillende gebouwen hebben gewerkt, kan de kwaliteit verschillen en daarom willen we meervoudig kunnen koppelen aan relaties.

De vraag waar dezelfde aannemer ook voor u gewerkt heeft kan u dan snel beantwoorden en zo loopt u niet meer achter de feiten aan. U kent de feiten!

Het bericht Loopt u achter de feiten aan? verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
Het comfort van zekerheid http://www.companytesuji.com/het-comfort-van-zekerheid/ Wed, 01 Jul 2015 20:27:50 +0000 http://www.companytesuji.com/?p=1233 Zekerheid van informatie geeft een een heerlijk gevoel van comfort en zekerheid. Deze zekerheid is gebaseerd is gebaseerd op het vertrouwen dat alle informatie die nodig is voor acties en besluitvorming in samenhang voor u bekend is. U kan positief vaststellen dat alles wat u doet en gaat doen zorgvuldig door u geregistreerd is. Met

Het bericht Het comfort van zekerheid verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
Zekerheid van informatie geeft een een heerlijk gevoel van comfort en zekerheid. Deze zekerheid is gebaseerd is gebaseerd op het vertrouwen dat alle informatie die nodig is voor acties en besluitvorming in samenhang voor u bekend is. U kan positief vaststellen dat alles wat u doet en gaat doen zorgvuldig door u geregistreerd is.

Met dat gevoel van zekerheid kan u uw omgeving scannen. Als een radar kijkt u het krachtenveld in wat voor u van belang is. Krijgt u signalen van afnemers, leveranciers en beslissers of beïnvloeders?

Het geduldig opbouwen van uw informatievoorziening in uw organisatie maakt dat u wijzigingen sneller opmerkt dan uw concullega. U hebt de absolute top bereikt. Dat is geen reden om achterover te leunen en dus begint u weer terug bij het begin. Want als u onbewust bekwaam bent geworden is de stap onbewust onbekwaam zo dichtbij. Hoe komt u (terug) aan de top?

het comfort van zekerheid.001

 

Het proces komt op nummer 1. Met procesontwikkeling bent u nooit klaar. De omstandigheden wijzigen, klanten verwachten andere dienstverlening, de techniek wijzigt, bestaande systemen verouderen en er zijn veel redenen waarom u nooit met proces ontwikkeling klaar bent.

De stappen die u gaat nemen zijn: willen verbeteren; gaan verbeteren; de verbeteringen realiseren en de verbeteringen opnemen in uw systeem. Het is immers van belang dat u het proces keer op keer volgens de nieuwe manier doorloopt.

In de ontwikkeling van het proces zoekt u altijd zekerheid. Bij het digitaal verwerken van inkomende post, uitgaande post, vastgoed ontwikkelingsprojecten heeft u geen keuze anders dan kiezen voor zekerheid. U weet zeker dat u de laatste versie heeft, u weet zeker dat u alle informatie heeft en u weet zeker wat u van anderen krijgt. Die zekerheid zit ingebakken in uw proces en die zekerheid krijgt u (ook) door kennis en ervaring van buiten in uw organisatie te gebruiken, soms voor inhoud en soms voor het proces om uw medewerkers met hun open blik naar hun proces te laten kijken.

En als u het comfort van zekerheid voelt, geniet u en gaat u verder naar het volgende gevoel van comfort.

Het bericht Het comfort van zekerheid verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
Met het A-B-C van digitaliseren maakt u van een pennenstreek een succes http://www.companytesuji.com/met-het-a-b-c-van-digitaliseren-maakt-u-van-een-pennenstreek-een-succes/ Wed, 24 Jun 2015 18:02:41 +0000 http://www.companytesuji.com/?p=1230 Twee berichten trokken mijn aandacht ter voorbereiding op mijn column. De Tweede Kamer gooit anonieme berichten weg en politie doet niets (RTL nieuws) met een hoop aangiften. En dat steekt mij. In de eerste plaats zondige n de Tweede Kamer en de politie tegen het “no wrong door” principe”. Een brief aan de overheid op

Het bericht Met het A-B-C van digitaliseren maakt u van een pennenstreek een succes verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
Twee berichten trokken mijn aandacht ter voorbereiding op mijn column. De Tweede Kamer gooit anonieme berichten weg en politie doet niets (RTL nieuws) met een hoop aangiften. En dat steekt mij. In de eerste plaats zondige n de Tweede Kamer en de politie tegen het “no wrong door” principe”. Een brief aan de overheid op enige plaats zal door de overheid op de juiste manier worden behandeld.

Het A-B-C van digitaliseren pas ik onmiddellijk toe op dergelijke berichten. Het A-B-C bestaat uit drie stappen: analyseren; beheersen en communiceren.

Het resultaat van de eerste stap is inzicht en overzicht over de te behandelen berichten en de wijze waarop we deze berichten terug kunnen vinden. Ook in anonieme berichten staan woorden als deals, aanduidingen van personen en situaties. In de toon van de berichtgeving kunnen kenmerken als proces- inhoud-emotie en feit worden onderscheiden.

 

Basis digitaal werken.001

Zoals een klacht door een Japans bedrijf als een compliment wordt beschouwd zou dat ook kunnen gelden voor anonieme brief (er spreekt vertrouwen in dat de zaak wordt opgelost) en aangifte (vertrouwen in een juiste gerechtelijke afhandeling). Door op beiden “nee” te verkopen ondermijnt de overheid het vertrouwen. Het veranderen van de procedure is een stap, voor het veranderen van de cultuur is moed vereist. Moed veel eerder dan joet. Kwaliteit komt voort uit mentaliteit. (Goede) veranderingen worden tot stand gebracht door moed (Gandhi, M.L. King)  en niet door een overmaat aan geld.

Sturing vooraf en rapportage achteraf zijn twee prachtige activiteiten die een op een samen hangen met digitaal werken. De discussie of de RTL de cijfers had mogen publiceren en of juist interpreteren sluit hier naadloos op aan. Mag de Tweede Kamer ook geïnformeerd worden over aantallen en resultaten?

Aan beheersen besteden we in het digitaliseren ontzettend veel aandacht. Alleen 100% is goed. Hoe bereiken we 100% goed: door moeiteloos foutloos. We effenen het pad voor onze kracht (hetzelfde blijven doen). Als we in control zijn kunnen we dat blijven en beter in control raken. Zelfs als we continu veranderen.

De afnemer van ons rechterlijk systeem is ook de leverancier van de anonieme brief. Het is dezelfde burger die stemt en aangifte doet. Communiceren is meer dan zenden en vragen om een reactie. Beslissers en beïnvloeders achter een concept verenigen vergt meer. Digitaliseren vraagt altijd om een interactie met de werkvloer.

Met het A-B-C van digitaliseren maakt u van een pennenstreek een succes!

Het bericht Met het A-B-C van digitaliseren maakt u van een pennenstreek een succes verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
Het digitale duiveltje zit ook in het detail http://www.companytesuji.com/het-digitale-duiveltje-zit-ook-in-het-detail/ Wed, 17 Jun 2015 16:50:02 +0000 http://www.companytesuji.com/?p=1222 Het duiveltje zit in het digitale detail denkt u als u voor de kast staat. U bent net gevraagd om enkele honderden meters hartverscheurend papier om te zetten in knip-met-de-vingers vindbare bestanden Al die meters, hoeveel DPI zou dat zijn, kleurherkenning, punch holes en meer technische details.  Als u een stap terug doet ziet u

Het bericht Het digitale duiveltje zit ook in het detail verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
Het duiveltje zit in het digitale detail denkt u als u voor de kast staat. U bent net gevraagd om enkele honderden meters hartverscheurend papier om te zetten in knip-met-de-vingers vindbare bestanden

Al die meters, hoeveel DPI zou dat zijn, kleurherkenning, punch holes en meer technische details.  Als u een stap terug doet ziet u niet alleen de kast maar ook de medewerkers van uw organisatie en wat maakt digitaliseren nou tot een succes?

Drie voorwaarden voor een succesvol digitaliseringsproject zijn:

  1. De bestanden worden opgeslagen in een structuur die iedereen kent en snapt en omarmt;
  2. Alle bestanden kunnen 1-2-3 worden gevonden in een applicatie;
  3. Alle processen in de organisatie worden zo ingericht dat alle documenten werkendewijs worden opgeslagen en opgeroepen (het kost geen extra moeite om goed op te slaan).

Een digitaliseringsproject raakt snel aan grote delen van de organisatie, zeker als men het grondig aanpakt. De logische vragen zijn:

  • hoeveel kost dat dan;
  • hoe kan het resultaat gehaald worden;
  • hoe zit het met de afdeling automatisering;
  • het nemen we het hogere management mee?

duivelse details.001

 

In elk project wordt een krachtenveld analyse gemaakt en het is van belang de boodschappen in het project vorm te geven. Het kan zijn dat het project goed is om afhankelijkheden met de afdeling Informatisering en Automatisering goed in kaart te brengen. En met een grote afhankelijkheid wil je een nauwere band dan met een lage afhankelijkheid.

Ik weet uit ervaring dat elk digitaliseringsproject een ander karakter heeft. Bij het ene project kan je in een verlaten afdeling een half jaar rustig werken en bij een ander project werk je voor een verhuizing uit en is soms is verhuizen bij de klant een maandelijkse bezigheid.

Soms kan je niet werken waar je wil in verband met het dataverkeer: een dossier dat je ’s ochtends scant is ’s middags volledig beschikbaar in het centrale DMS.

Het wordt lastiger (en leuker) om te werken in een omgeving waar digitalisering in het verleden mislukt is en er talrijke afhankelijke projecten lopen, waardoor zelfs het management van de directie (lees het goed en tijdig en herhaaldelijk informeren), onderdeel van het project wordt. En daarnaast die honderden meters verwerken, dat is namelijk de oorspronkelijke vraag.

Het positioneren van het krachtenveld en het herplaatsen van naar die posities waardoor het project goed eindigt is onderdeel van elk digitaliseringsproject. Dat geldt ook voor het (her) positioneren van de afnemers. De afnemers van het project zijn de informatie-leveranciers van morgen.

duivelse details.001

Zij weten van digitalisering bij de start van het project nog weinig  en dat moet wel veranderen.

Aan het eind van een digitaliseringstraject zijn alle medewerkers leveranciers èn afnemers van de informatie-producten geworden. Ook de directie! Let op: directies besteden veel tijd aan communicatie over de richting van de organisatie en zijn daarom ook grote afnemers en leveranciers van informatie.

Dus als u voor een stapel documenten staat, analoog of digitaal, weet u dat het digitale duiveltje in de details zit.

Hoe gaat u de volgende keer te werk?

 

Het bericht Het digitale duiveltje zit ook in het detail verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
Vertrouwt u op het orakel van Deplhi of op feiten? http://www.companytesuji.com/vertrouwt-u-op-het-orakel-van-deplhi-of-op-feiten/ Thu, 11 Jun 2015 05:23:32 +0000 http://www.companytesuji.com/?p=1218 Denkt u nog aan de stoomtrein van vroeger als u vandaag naar uw werk gaat? Op basis van welke informatie neemt u uw beslissing. Tegenwoordig kan alles digitaal en toch werkt men veel met papier. Sla documenten op in een hedendaagse applicatie die daarvoor bedoeld is. Een digitaal dossier kan u speciaal voor u samenstellen,

Het bericht Vertrouwt u op het orakel van Deplhi of op feiten? verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>
Denkt u nog aan de stoomtrein van vroeger als u vandaag naar uw werk gaat? Op basis van welke informatie neemt u uw beslissing.

Tegenwoordig kan alles digitaal en toch werkt men veel met papier.
Sla documenten op in een hedendaagse applicatie die daarvoor bedoeld is.

Een digitaal dossier kan u speciaal voor u samenstellen, zelfs al komen de documenten uit andere processen. Kortom werk echt digitaal en haal het beste uit u en uw medewerkers.

Het collectieve brein in uw organisatie kent namelijk de inhoud van alle dossiers en documenten en kan op basis van intelligente zoekvragen een dossier samenstellen op basis van tijd, relaties, onderwerpen en voorwaarden. Het collectieve brein is geen orakel, waarin een orakel gebrekkige zinnetjes bazelt, waaruit de staf van het orakel een begrijpelijke tekst maakt.

U zult een groot rijk vernietigen, sprak het Orakel, tegen Croesus. Hij vernietigde zijn eigen rijk, toen hij op grond van deze uitspraak ten strijde trok. Alle collectieve kennis die Croesus in zijn staf en in zijn rijk had, negeerde hij.

U bent een betere leider en vanzelfsprekend luistert u naar uw staf. Kan uw organisatie leunen op een op onweerlegbare muur van feiten, waar u uw gefundeerde besluiten op neemt.

Vertrouw niet op de stoomtrein, papier, het orakel en wel op het collectieve brein van uw organisatie: alles omvattend, niets uitsluitend, niets overlappend.

Het vergt 99% discipline, volharding en 1% software om het collectieve brein van uw organisatie op orde te krijgen. Dat vergt kwaliteit en moed, zoals alle goede besluiten.archief digitaliseren

Het bericht Vertrouwt u op het orakel van Deplhi of op feiten? verscheen eerst op Company Tesuji.

]]>