Het  ontsluiten van de “assets” van het Vastgoed bedrijf  is van grote waarde. Voor huurder, service organisatie, beheer, onderhoud en renovatie. Grote delen van het archief zijn nog op papier. Soms zijn gedeelten wel al gescand. Digitaal werken komt er nu snel aan. Efficiënt en effectief. Hoe ontsluit  u dat papieren archief en maakt u het toegankelijk?Als een bestand als Tiff gescand is kleven daar weer twee problemen aan: Tiff is een veranderbaar bestand. Met een kleine kans, weliswaar.  Alleen een bestandsnaam met pdf(/a) wordt gegarandeerd als lang leesbaar. Vastgoed staat er ook lang. En 00001 is absoluut niet te lezen. Als de verbinding

Digitaal ontsluiten betekent dat het document oproepbaar is. Toegankelijk dat de titel zo duidelijk is dat de inhoud ongeveer duidelijk is. Door het printen van barcode labels worden er geen fouten gemaakt. Een volledig beheerst proces.

We hebben bij Woonbedrijf na consultatie van verschillende woningcorporaties gekozen voor een eenvoudige structuur:

• Complex;
• Subcomplex / Type woning
• Type document
• Bouwfase
• Twee cijferige Code volgens NL-SFB
• Uniek nummer
• .PDF(/a)

De tweecijferige code geeft het bouw element weer. Dat maakt een tekening snel leesbaar. Enkele voorbeelden:

• 03: splitsingstekeningen
• 16: fundering
• 22: ruwbouw binnenwanden,
• 53: waterleiding
• 73: vaste keukenvoorzieningen

Handig als je snel een tekening zoekt! En als we allemaal dezelfde codering gebruiken, wordt ons vastgoed beter beheersbaar. Ook na de overstap naar BIM kunnen we dezelfde aanduidingen hanteren. Als een tekening verandert bijv. de 73 vervang dan in overleg met de DIV-afdeling de oude tekening door de nieuwe.

Wil je meer weten: het volledige overzicht of hoe je een papieren archief efficiënt omzet een toegankelijk digitaal archief. Veel moeite? Dat valt mee!

Neem dan contact  op.