Een digitaal technisch archief wordt vaak geraadpleegd. Als er een lekkage is, wordt snel gekeken waar welke afsluiter zit. Uit nood de hoofdafsluiter afsluiten is geen optie. Dan vallen in een flat in één keer alle wasmachines uit. Brand in Hoofddorp? Wat betekent dat voor ons? VPB? Aedes index? Energielabel? Asbest? Renovatie? Verzakking? Het (technisch) archief wordt dagelijks geraadpleegd.

En soms ook niet, als het archief een vormloze hoop documenten is. Dan drinkt de opzichter een kopje koffie op de gemeente en worden gevraagde oppervlaktes tot schetsjes omgezet waar je verder niets aan hebt. Jaarlijks wordt achteloos geld verspild. Dat kan beter! Door te kiezen voor kwaliteit.

Een compleet digitaal technisch archief geeft snel inzicht welke tekening beschikbaar is voor welk complex – type woning of subcomplex. We gebruiken een codering die aansluit op de BNA en die bij andere Woningcorporaties ook gebruikt wordt. De unieke codering geeft direct uitsluitsel welke informatie beschikbaar is.

Het opruimen van het papieren archief kan uitstekend gecombineerd worden met onderzoeken en inventarisaties die belangrijk zijn. Tijdens de ordening worden het archief geordend en opgeruimd. Alle documenten blijven toegankelijk. Eventueel wordt ook een vergelijk gemaakt met het huidige digitale archief.

Daarna is het archief vanaf elke plek benaderbaar en past in het nieuwe plaatsonafhankelijk werken op flexibele werkplekken met laptops,  flaptops en wellicht ook ipads. De volgende stap is ketenintegratie. Zo komt een waterval van besparingen in beeld.

We ruimen het fysieke en het virtuele archief op. We zetten alle documenten om naar pdf(/a), al dan niet voorzien van extra zoektermen. Of een ander formaat. Het scannen geschiedt altijd door een professionele partij. Afhankelijk van automatisering, de staat van het archief, de gewenste archiefstructuur en onderzoeken wordt het archief veelal in maanden op orde gebracht. De terugverdientijd is kort. De zoektijd in een organisatie bedraagt minimaal 10% van de werktijd, vaak een veelvoud daarvan.

Het bijeenbrengen, sorteren, uitzoeken en schonen van uw archief is onze uitdaging. We sluiten aan op de richtlijnen van het DIV platform van Woningcorporaties. Natuurlijk helpen we u ook met het aanpassen van uw organisatie: het implementeren van de processen die zorgen dat het archief op orde blijft!